第一章总则

第一条为加强档案管理。充分发挥档案的作用,根据国管理有关规定,特制定本制度。

第二条各有关部门都应把归档工作列入工作计划,落实任制,保证档案材料的完整、准确、系统和安全。

第三条协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内当案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交综合集中统一保管。

第二章档案管理制度及职责

第一条协会档案实习统一管理,分工负责。办公室秘书处负责协会档案管理,并设专人负责;各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。

第二条办公室秘书处档案管理工作的职责:

1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；

2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作；

3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作;

4、严格执行各项保密制度,维护档案的完整和安全。

第三条各部门档案管理工作职责:及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档,每年3月底交至综合部存档;如中间有人员调整,应认真办理交接手续,保证档案材料的完整性。

第三章档案管理

第一条各部应做好档案材料的收集工作建立平时归卷制度,提高立卷工作效率和案卷质量,是材料完整、准确、系统。按时,按

要求将完成立卷的档案移交办公室秘书处。

第二条办公室秘书处的档案管理人员对各部送交的案卷须进行严格检查,对不符合要求的卷案要编制索引,填写移交清单,进行档案统计,对要销毁的档案,必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

第三条建立档案、材料的借阅制度

第四条检查核对制度:检查与核对是保证档案完整安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等,也包括对档案保管的环境进行检查,如查看柜门是否完好,有无其他存放错误等。检查要下期进行,每年3、6、12月26日核查,并做好核查记录;但发生下列情况,也要及时进行核查,并及时补救:

1、突发事件之后,如被盗,遗失或水灾,火灾之后;

2.对有些档案发生疑惑之后,如不能确定某份材料是否遗失;

3、发现某些损害之后,如发现材料变霉、虫蛀等

第五条各部门以协会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后叫办公室秘书处存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受综合部的检查、指导。

附件：

借阅制度一

一、 各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅;

二、 各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅;

三、 如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向部门负责人反映。

四、 如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出;

六、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、 凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

借阅制度二

一、健全档案资料的查、借阅、利用制度，根据各门类档案的特点和工作需要，设置档案资料的借阅登记表，严格履行借阅登记制度。

二、因工作需要，本单位承办人员可直接查阅经办的案卷;借阅案卷，要经科室领导签署意见;借阅其他科室的案卷，科室领导签署意见后经单位领导批准。

三、借阅上级党政机关未解密的文件材料，按本单位有关文件阅读范围规定办理。

四、外单位需查阅本单位有关档案，应有县、团级以上单位的介绍信;查阅人员工作证必须与介绍信上姓名相符。同时，需经本单位领导同意方可查阅，如因需要更换或增加查阅者，则应另办手续，否则不予查阅。

五、摘抄档案材料，应经校对无误后才予以盖章，并注明材料出处(目录号、案卷号、页号);如需要复制、拍摄的应经领导批准。

六、凡摘录、复制的档案材料、未经同意不能公开发表。

七、档案材料原则上不对外借出，因特殊情况必须借出，应经单位领导批准。

八、借出档案都要履行手续，并要有凭据。借出期限对内一个月对外十五天归还。

九、借出的档案要按时归还，归还时要进行清点和检查，发现贵失或损坏要及时报办公室及有关领导查处。归还档案的同时应递交利用效果登记表。

十、查阅和借出的档案材料严禁复印、涂改、抽换、拆卸、折叠、圈点、划线和污损，否则追究责任。

十一、查阅档案的人员要严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其他档案材料。

档案借阅申请表

注：1、请慎重利用所借材料，确保完好并及时归还档案室。 

2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要总经理签字，如需要则必须总经理签字后方可借出。   

      3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。

档案借阅申请表

注：1、请慎重利用所借材料，确保完好并及时归还档案室。 

2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要总经理签字，如需要则必须总经理签字后方可借出。 

 3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。